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実はよく知らないかも?事務職のお仕事内容徹底紹介!

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人気の”事務職” どんな仕事をするの?

”事務”という仕事を聞いてどんなことをイメージしますか?
デスクに座って、ずっとパソコンを操作している。書類をまとめる。
そんなイメージをお持ちの方が多いのではないでしょうか?

一言で”事務”と表現しますが、業務は幅広く、部署により業務内容も様々です。
今回は、実際の仕事の中身を知りたい!という方のために、事務派遣の主な職種やそれぞれの仕事内容を紹介していきます。

【一般事務】

一般事務とは「事務職」と呼ばれる仕事の中で基本的な役割を担っています。
職場で発生する事務作業全般を引き受け、一緒に働くメンバーの業務が円滑に進むようサポートする、欠かせない仕事です。
未経験でも可能な仕事から、即戦力として実務経験を求める仕事まで幅広く、未経験者が応募しやすい職種と言われています。

〈業務例〉
電話応対、受付・来客対応、ファイリング、売上データ等Excelへの数値入力、書類作成、郵便物発送、メール対応、伝票チェックなど

〈必要なスキル〉
・状況に応じた対応やコミュニケーション力
幅広い業務に対応できる柔軟性が求められます。
・パソコンの基本スキル
Word、Excelの基本操作はもちろん、PowerPointの実務経験もあると有利です。

【営業事務】

営業事務は、営業担当者のサポートを行う仕事です。見積書や資料作成といった営業担当者の仕事をサポートする社内業務と、営業担当者が不在の時には担当者に代わって顧客からの問い合わせやクレームに対応するといった社外業務があります。
社内の事務的な作業全般を担当する一般事務とは違い、主に社内の営業部門の業務を担当する点が特徴です。

〈業務例〉
受発注業務や在庫管理、納期管理、伝票類の作成、見積書や請求書の作成、プレゼン資料作成、お客様との電話対応(問い合わせ、クレーム)、来客対応など

〈必要なスキル〉
・コミュニケーション力、気配り、対応力
営業担当と協力して仕事を進める、営業担当に変わって顧客と直接やり取りするなど、人と接することが多くなるため、重視されます。
・実務でのパソコン使用経験
プレゼン資料作成や専用システムへの入力などパソコンの使用率が高いため、Word、Excel、PowerPointなどの実務経験を求められることが多くあります。

【経理事務】

経理事務は基本的に会社におけるお金の流れを管理する仕事です。
経理事務の仕事は専門性が高いため、専門用語・知識を理解していること、経験を求められるケースがほとんどです。
未経験から経理事務にチャレンジしたい場合は、簿記3級程度の知識が求められることが多いので、一般事務で事務職としての経験を積みつつ、簿記の勉強を始めてみるのもよいでしょう。

〈業務例〉
伝票起票、仕訳、入出金管理、試算表作成、決算書処理、財務諸表の作成、社外への提出書類・データの作成、銀行や会計士など外部機関との折衝業務など。

〈必要なスキル〉
・簿記2・3級程度の知識、実務経験
簿記の資格は必須ではありませんが、実務経験を重視されることが多く、簿記資格を持っていれば応募可能なものもあります。経験のない方や浅い方は取得することをおすすめします。
・パソコンの基本スキル
専用ソフトを使用し業務を行うことがほとんどですので、Word、Excelの基本操作レベルが必要になります。
・その他
外資系企業で英文会計基準により処理をしている場合は英文勘定科目への仕訳入力や伝票・帳票が読解できる語学スキルが求められます。

【総務事務】

総務事務は、社内で働く人々がスムーズに担当業務に専念できるようにサポートする仕事です。特に担当部署は決まっていないもの、会社にとって必要不可欠な業務は全て総務の担当となり幅広く対応します。
総務事務では、他の部署の社員だけでなく、取引先などの社外の人ともコミュニケーションを取る機会が多くあります。

〈業務例〉
代表電話の取次ぎ、備品の管理や発注、文書管理、施設管理、出張手配、秘書業務、お茶出しなどの来客対応、イベント・社内行事・会議の企画・運営など

〈必要なスキル〉
・コミュニケーション力、ビジネスマナー
他の部署の社員だけでなく、会社の代表として取引先などの社外の人ともコミュニケーションを取る機会が多くあるため、相手と気持ちよくコミュニケーションが取れると業務がスムーズに進みます。
・パソコンの基本スキル
文書作成や、受発注業務など基本的なパソコン操作が必要です。
・人をサポートするために主体的・自主的に行動できる
総務は裏方に徹した仕事です。細かい気配りができ、人の役に立つことにやりがいや楽しさを感じる人に向いています。

【人事事務】

人事の業務は、社員の給与計算をはじめ、入社や退社に伴う社会保険等の手続き、福利厚生業務、採用業務、年末調整の書類チェックなど、社員の雇用に関する事務全般を担当します。個人のプライバシーに関わる業務ですので、重要性を理解し、誠実かつ正確な対応が求められます。
それぞれの業務の専門知識や経験によって担当する業務は異なりますが、いくつかを兼任するケースもあります。
採用業務のアシスタントや年末調整業務処理など、業務の繁忙期に限定的な就業もあります。

〈業務例〉
採用業務、教育研修・人材育成、評価、給与計算、労務管理(労働時間管理、社会保険手続き、健康診断)など

〈必要なスキル〉
・コミュニケーション力
多くの人と関わりを持ちながら業務を行います。採用業務では、企業のイメージそのものになりうる存在となるため、特に必要なスキルです。
・機密情報を適切に取り扱う能力
企業の情報・社員の個人情報など機密性の高いものを扱います。機密情報を徹底して守る姿勢が求められます。
・人事業務の知識・経験
社会保険や雇用保険など労務業務については知識が必要となるため、実務経験が求められることもあります。

自分に合った職種を選ぼう!

働きやすい勤務条件や、派遣であれば未経験からチャレンジしやすい!ということから人気がある事務派遣のお仕事。
ご紹介したように、職種によって仕事内容や求められるスキルが違っています。
未経験者なら「未経験OKの一般事務」、簿記の資格があるなら「経理事務」など、自分に合う職種に応募することが大切です。
働きながらステップアップを目指すこともできますので、これまでの経験や自分の得意・不得意を踏まえて職種を選ぶことをおすすめします。
まずはできそうなところからチャレンジしてみましょう!!

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