社会人になるとビジネスメールの使用が必要不可欠となり、「どのように書けばいいか分からない」「相手にうまく伝わっているか不安」など、ビジネスメールは難しい・苦手と感じている方も多いと思います。

そんな方に、ビジネスメールの苦手意識を無くすこれだけは押さえておきたいポイントをお伝えしていきます。

■ビジネスメールの特徴
ビジネスメールには型があり、その型をマスターしてしまえば簡単に書くことができます。

【ビジネスメールの6つの型】
件名・宛名・挨拶文・本文・締め・署名

それでは、１つずつ詳しく見ていきましょう！

メールの件名は一目で内容が分かるようにする必要があります。分かるような内容ではないと開封されなかったり、迷惑メールに振り分けられてしまう可能性もでてきてしまいます。
メールを読んでもらうためには、受信ボックス内で一目でわかる簡潔かつ具体的な件名をつけるように意識しましょう。文字数は20文字程度におさえ、【】や／などの記号を使うことで見やすくなります。

（例）
・【重要】〇〇の見積書送付について
・【株式会社〇〇の山田です】先日の資料をお送りします

本文の最初には必ず「会社名＋部署名＋役職名（肩書き）＋氏名＋敬称」の宛名を入れましょう。これらの情報は記入時に間違えてしまうと失礼にあたるので、送信前に間違いがないか入念にチェックしておきましょう。メールの宛先が部署全体や課全体など複数になる場合は「各位」を使います。

（例）
▼個人に送る場合
○○株式会社
第1営業部部長
山田太郎様

▼複数に送る場合
○○株式会社
□□企画案　担当者
各位

定型的な挨拶は、社外に送信する場合と社内に送信する場合で使い分けましょう。社外の場合は「お世話になっております」、社内の場合は「お疲れ様です」と書きます。
初めての相手にメールをする場合や、久しぶりに連絡を取る場合など、状況に応じて挨拶文を変えるのが基本です。

（例）
・お世話になっております。
・いつもお世話になっております。
・初めてメールをお送りいたします。
・ご無沙汰しております。
・平素、△△が大変お世話になっております。
・平素は弊社製品のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
・貴社におかれましては益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。

内容が相手に伝わらないということを避けるために、結論を先に述べて用件はできるだけ簡潔にまとめます。6W3H（いつ・どこで・誰が・誰に・何を・なぜ・どのように・いくらで・どのくらい）を意識して、日時や場所などのポイントを正確に伝えるようにしましょう。

適度なところに空白行を入れ、複数の項目を列記する場合は、箇条書きを利用しましょう。各項目の頭に「・」「■」「●」などの記号を使うと、さらに目にとまりやすくなり、見落としを防ぐことができます。
「（笑）」「！」「？」など、プライベートのメールで使うようなカジュアルな表現をビジネスメールで使うことは禁物です。

（例）
来月のお打ち合わせについてご連絡いたします。

■お打ち合わせの詳細
内容：イベント用パンフレットの打ち合わせ
日時：×月×日 13:00-14:00
場所：東京都○○区△△ ○-○-○ ◎◎ビル6階

ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。

メールの内容や相手に合わせて、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉でメールを締めくくりましょう。依頼をする場合やお詫びをする場合など、状況に応じて使い分けましょう。

（例）
・よろしくお願いいたします。
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
・至急ご回答をお願いいたします。
・ご多忙のところ恐れ入りますが、ご返答いただければ幸いです。
・多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

署名とは、メール文の最後に付ける発信者の氏名やメールアドレスなどの情報のことです。
署名には以下の内容を入れましょう。

・会社名
・郵便番号・住所・電話番号・ある場合はFAX番号
・部署名
・氏名
・メールアドレス
・自社サイトなどのURL（※ある場合）

あらかじめ署名を設定しておけば、全てのメールに同じように署名を挿入できる機能もあります。ぜひ活用しましょう。

（例）
*************************************
株式会社 ○○
営業部 山田 太郎
〒○○○　東京都○○区○○町○-○-○
TEL：○○　FAX：○○
メールアドレス：○○
URL：http://○○○
*************************************

はじめはどうしたらよいか迷ってしまいがちですが、まずはお伝えした6つの型にあてはめて作成してみましょう。
大切なことは、丁寧な言葉遣いと相手への気遣いを忘れないことです。そうすれば相手に失礼のないビジネスメールが自然と書けるようになります。
上達の近道として、先輩が作成したメールを参考にすることもオススメです。
ビジネスメールを作成する際には、今回ご紹介したポイントをぜひ参考にしてみてください♪*